Tijdpad - Erkende bedrijven (wordt aangepast nov.2009)

Tijdpad aanmelding – erkenning

Nadat de aanvrager het aanvraagformulier (een aanvraag geldt per bedrijf, per locatie) inclusief de bijlagen die nodig zijn voor de schriftelijke audit heeft geretourneerd en de erkenningsvergoeding is voldaan, start de procedure:

Aanvraag - auditor
Een onafhankelijke auditor, aangewezen door SWTM, beoordeelt of de schriftelijke aanvraag volledig en correct is ingevuld. De auditor stuurt binnen 2 weken een rapport naar de aanvrager met daarin eventueel een specificatie van de eis(en) waaraan niet is voldaan.

Bij gebleken gebreken kan de aanvrager binnen 2 maanden (zonder meerkosten) zijn aanvraag herhalen.

De auditor rapporteert over de hernieuwde aanvraag en specificeert, indien nodig, aan welke eis(en) niet is voldaan.

Ontvangt de auditor geen hernieuwde aanvraag binnen de gestelde termijn, of is deze wederom onvolledig of incorrect, dan adviseert de auditor het bestuur van SWTM de aanvraag te laten vervallen.

Scholing zie bovenstaand link naar cursus

Praktijktoets
Na ontvangst van een positieve beoordeling van de (her)aanvraag organiseert de aanvrager, binnen twee maanden, zelf een praktijktoets. Hierbij gaat de auditor, aan de hand van een checklist, na of aan de volgende criteria is voldaan:

- Alle benodigde apparatuur en producten dienen te worden getoond.
- 5 Tapijtmonsters dienen correct te worden herkend en omschreven.
- 2 Stukken vervuild tapijt dienen op de juiste manier te worden gereinigd. Dit beoordeelt de auditor.
- Het personeel gedraagt zich correct.
- Het personeel draagt herkenbare bedrijfskleding
- De werkbon dient te worden ingevuld.

Rapportage bestuur SWTM
Binnen 2 weken rapporteert de auditor de aanvrager en specificeert eventuele tekortkomingen. Wanneer er tekortkomingen tijdens de praktijktoets zijn geconstateerd, brengt de auditor een negatief advies, omkleed met redenen, uit aan het bestuur van SWTM.

Zijn er geen tekortkomingen dan volgt een positief advies voor erkenning van de aanvrager als lid van SWTM. De aanvrager wordt op de hoogte gesteld van de aard van het advies en de redenen daarvoor. Het bestuur van SWTM behandelt het advies in haar eerstvolgende vergadering.

Het bestuur kan van een positief advies van de auditor afwijken wanneer aantoonbaar is ‘dat de aanvrager niet aan de doelstellingen van SWTM voldoet’ (bv door kwaliteit van product of gedrag in de markt) of dat lidmaatschap van de aanvrager SWTM schade kan berokkenen.

Dispensatie bestuur
Het bestuur kan na een negatief advies van de auditor dispensatie verlenen wanneer de aanvrager daar, binnen 2 weken na het uitbrengen van het negatief advies door de auditor, schriftelijk om verzoekt. Het bestuur verleent dispensatie als:

- De aanvrager aantoont binnen afzienbare tijd eventuele tekortkomingen weg te werken (bv koopcontract bepaalde apparatuur of deelname cursus(sen)).
- De aanvrager aantoont dat zijn lidmaatschap van eminent belang is voor SWTM.
- De Erkenningsregeling duidelijk tekortschiet.

Afwijzing
Bij een gehele afwijzing kan het bedrijf in hetzelfde jaar een hertoetsing aanvragen. Na een hertoetsing komt men in het volgende jaar niet in aanmerking voor een nieuwe hertoetsing.

Wanneer een bedrijf het niet eens is met een afwijzing, kan hij daartegen beroep aantekenen bij een Arbitragecommissie bestaande uit: 1 lid benoemd door SWTM, 1 lid benoemd door de aanvrager en 1 lid door beide partijen gezamenlijk. De uitspraak van deze Commissie is bindend.

Contributie
Na het goedkeuren van de aanvraag wordt de jaarcontributie verrekend met de erkenningsvergoeding die is voldaan bij aanvraag. In geval van afwijzing van de aanvraag wordt de erkenningsvergoeding niet gerestitueerd.

Het bestuur van SWTM stelt jaarlijks de hoogte van de erkenningsvergoeding en contributie vast.

Ledenlijst - erkenning
Bedrijven die voldoen aan alle eisen in het kader van de Erkenningsregeling ontvangen van SWTM een schriftelijke erkenning die, indien bij de tussentijdse audits geen gebreken optreden, 2 jaar geldig is.
Wanneer het bedrijf voor 1 juli is aangemeld, wordt het in principe in januari van het volgende jaar opgenomen in de nieuw te publiceren lijst van erkende bedrijven.

Audit – praktijktoets leden
Bij erkende leden wordt jaarlijks d.m.v. een schriftelijke audit gecontroleerd of nog wordt voldaan aan de voorwaarden voor erkende bedrijven
Er wordt jaarlijks een opfristraining verzorgd waar de leden zich voor op dienen te geven.